Learnit Training


4. Een formulier maken (Vervolg)

Een optie in Word die veel mensen niet kennen is de mogelijkheid om invulformulieren te maken. Deze formulieren worden vaak gemaakt als er gegevens telkens op de dezelfde manier moeten worden verzameld, zoals bijvoorbeeld op een afdeling Administratie of Personeelszaken. In deze les maken we een formulier voor een personeelsdossier, ook wel een stamkaart genoemd. Hieronder ziet u alvast het eindresultaat:

Het formulier ziet er uiteindelijk uit zoals dit bestand: Stamkaart Personeelsdossier.docx

De structuur van het formulier vormgeven met behulp van een tabel

We geven structuur aan ons formulier met behulp van een tabel. Zo kunnen we straks gemakkelijk de invulvelden toevoegen.

  • Open een nieuw document. Klik op Bestand en vervolgens op Nieuw. Kies voor een Leeg document.
  • Type: Personeelsdossier
  • Druk op [Enter]
  • Dubbelklik op “Personeelsdossier”. Verander de tekengrootte in 20 en klik op Centreren.
  • Plaats de cursor één regel lager. Ga naar het tabblad Invoegen en klik op Tabel. Selecteer een tabel met grootte van 4x8.
  • Type de teksten over zoals in de tabel hieronder:

  • Een aantal cellen zijn overbodig. Deze gaan we samenvoegen.
    Selecteer de laatste drie cellen in de rij van Voornamen door erover heen te slepen.
    Ga naar het tabblad Indeling (laatste tabblad) en klik op in de groep Samenvoegen.
  • Voeg ook de drie cellen achter Adres en Geboortedatum samen.
  • We maken de cellen in de tabel iets groter (hoger).
    Selecteer de hele tabel door op het icoontje te klikken linksboven in de hoek van de tabel.
  • Ga naar het tabblad Indeling (laatste tabblad) en verander de celhoogte in 1 cm in de groep Celformaat:
  • Als laatste halen we de randen van de tabel weg.
    Zorg ervoor dat de optie aan staat (blauw) in het tabblad Indeling, groep Tabel.
    Selecteer de hele tabel als deze nog niet is geselecteerd.
  • Ga naar het tabblad Ontwerpen (één na laatste tabblad, links naast Indeling) en klik op pijltje naar beneden bij de knop Randen.
    Kies voor Geen rand:

We zijn nu klaar met de structuur van het formulier. Als het goed is ziet het formulier er nu zo uit:

Het tabblad Ontwikkelaars

Om invulvelden toe te voegen aan het formulier moeten we eerst het verborgen tabblad Ontwikkelaars zichtbaar maken.

  • Klik op Bestand en vervolgens in het menu op Opties (helemaal onderaan).
  • Klik in het linkermenu op Lint aanpassen.
  • Zet een vinkje voor Ontwikkelaars:
  • Klik op de knop OK (onderaan).
    Er is nu een extra tabblad genaamd Ontwikkelaars toegevoegd aan het lint (aan de rechterkant).

Tekstvakken toevoegen

De meeste invulvelden op ons formulier bestaan uit tekstvelden. We voegen eerst tekstvakken toe aan de cellen rechts naast Naam, BSN nummer, Voornamen, Telefoonnummer, Adres, Postcode, Plaats en Functie.

  • Plaats de cursor in de cel rechts naast Naam.
  • Ga naar het tabblad Ontwikkelaars. De invulvelden die we nodig hebben staan in de groep Besturingselementen. We kiezen voor het Inhoudsbesturingselement voor tekst zonder opmaak:
  • Klik nu op in dezelfde groep Besturingselementen.
  • Type in het Eigenschappen-venster bij Titel: Naam
  • We willen dat een gebruiker niet per ongeluk het tekstvak kan verwijderen.
    Zet daarom een vinkje bij:
    Klik op de knop OK.
  • Maak op dezelfde manier tekstvakken voor de cellen rechts naast BSN nummer, Voornamen, Telefoonnummer, Adres, Postcode, Plaats en Functie.

Datumvakken toevoegen

We voegen een Datumvakken toe aan de cellen rechts naast Geboortedatum, Datum in dienst en Datum uit dienst. In deze vakken kan een datum worden getypt of er kan een datum gekozen worden in de kalender.

  • Plaats de cursor in de cel rechts naast Geboortedatum.
  • Ga naar het tabblad Ontwikkelaars, de groep Besturingselementen en kies voor het Inhoudsbesturingselement voor datums:
  • Klik nu op in dezelfde groep Besturingselementen.
  • Type in het Eigenschappen-venster bij Titel: Geboortedatum
  • Zet een vinkje bij:
    De standaard datumeigenschappen zijn verder goed.
    Klik op de knop OK.
  • Maak op dezelfde manier datumvakken voor de cellen rechts naast Datum in dienst en Datum uit dienst.

Selectievakje toevoegen

We voegen een selectievakje toe aan de cel rechts naast Geslacht. Zo kan worden aangekruist of de werknemer man of vrouw is. Met de spatiebalk kan het vakje dan aan- of uitgekruist worden.

  • Plaats de cursor in de cel rechts naast Geslacht.
  • Type op twee aparte regels Man en Vrouw, dus: Man [Enter] Vrouw
  • Plaats de cursor vóór het woord: Man
  • Ga naar het tabblad Ontwikkelaars, de groep Besturingselementen en kies voor het Inhoudsbesturingselement voor selectievakje:
  • Klik nu op in dezelfde groep Besturingselementen.
  • Laat de titel nu leeg, maar zet wel een vinkje bij:
    Klik op de knop OK.
  • Plaats de cursor nu vóór het woord: Vrouw
  • Voeg hier op dezelfde manier nog een selectievakje toe.

Vervolgkeuzelijst toevoegen

We voegen een vervolgkeuzelijst toe aan de cel rechts naast Afdeling. Zo kunnen we in een lijst selecteren bij welke afdeling de werknemer werkzaam is.

  • Plaats de cursor in de cel rechts naast Afdeling.
  • Ga naar het tabblad Ontwikkelaars, de groep Besturingselementen en kies voor het Inhoudsbesturingselement voor vervolgkeuzelijst:
  • Klik nu op in dezelfde groep Besturingselementen.
  • Type in het Eigenschappen-venster bij Titel: Afdeling
  • Zet een vinkje bij:
  • We gaan de verschillende keuzes aan afdelingen toevoegen. Klik op de knop:
  • Type in het veld Weergavenaam: Administratie
    Klik op de knop OK.
  • Voeg op dezelfde manier ook de afdelingen Inkoop, Verkoop en Directie toe.
  • Klik op de knop OK als alle afdelingen zijn toegevoegd.

Ons formulier is nu klaar en ziet er zo uit:

Optioneel: U kunt de teksten van de grijze aanwijzingen, zoals “Klik hier als u tekst wilt invoeren.”, aanpassen als u de Ontwerpmodus aanzet. Klik hiervoor op de knop in de groep Besturingselementen.

Beveiligen

Door het formulier te beveiligen zorgen we ervoor dat alleen de velden nog kunnen worden ingevuld. De structuur van het formulier houden we zo intact.

  • Ga naar het tabblad Ontwikkelaars, de groep Beveiligen en klik op:

    Er verschijnt een deelvenster aan de rechterkant.
  • Zet bij 2. Bewerkingsbeperkingen een vinkje bij Alleen bewerkingen van dit type toestaan in het document.
  • Selecteer bij het pijltje in de keuzelijst: Formulieren invullen.
  • Klik bij 3. Afdwingen starten op Ja, afdwingen van beveiliging starten.
  • We kunnen een wachtwoord invullen. In deze oefening laten we dit leeg.
    Klik op de knop OK.

Alleen de invulvakken kunnen nu nog worden bewerkt.

Het Formulier als Sjabloon opslaan en gebruiken

Als laatste gaan we het formulier opslaan als sjabloon. We kunnen dan later het formulier als sjabloon gebruiken bij het invoeren van nieuwe personeelsgegevens.

  • Klik op Bestand en vervolgens op Opslaan als.
  • Klik op de knop:
  • Het venster Opslaan als verschijnt. Kies bij opslaan als voor Word-sjabloon (*.dotx).
    Type bij Bestandsnaam: Stamkaart Personeelsdossier
  • Klik op de knop . Het formulier is nu opgeslagen als sjabloon in de Office Sjablonen map.

We zijn nu klaar met opslaan. Het sjabloon kan nu gebruikt worden:

  • Sluit Word af. Klik op het kruisje of klik op Bestand en vervolgens Sluiten.
  • Start Word opnieuw op.
  • Klik in het Welkomscherm op Persoonlijk, zoals hieronder aangegeven in de rode rechthoek:

  • Klik vervolgens op het sjabloon Stamkaart…
    Het formulier wordt geopend en is klaar om ingevuld te worden.
    Met of de pijltjestoetsen kunt u gemakkelijk van veld naar veld springen.
  • Als u Word al geopend heeft kunt u ook een nieuw formulier openen door naar Bestand te gaan en op Nieuw te klikken. Daar vindt u ook Persoonlijk, waar u het sjabloon Stamkaart… kunt starten.

We zijn nu klaar met deze oefening.