Learnit Training
[link]

Microsoft PowerPivot als tool voor business intelligence

Ben jij een fervent gebruiker van draaitabellen? Met Excel kan je moeiteloos data inlezen, draaitabellen invoegen, velden op de juiste plek plaatsen en presto gebruiken. Hierdoor vind je razendsnel de informatie die je nodig hebt.

Enige nadeel: je kan alleen Excel-data gebruiken. Idealiter zou je die data willen combineren met informatie uit andere databases en bijvoorbeeld het CRM-systeem. Daar heeft Microsoft wat op bedacht: met de add-in PowerPivot, die je alleen maar hoeft te activeren, kun je allerlei bestanden samenvoegen in een gegevensmodel. Microsoft PowerPivot – Engels voor krachtige draaitabel – verschijnt nadat je de optie hebt geïnstalleerd als extra tabblad in Excel.

Business Intelligence

PowerPivot is een handige tool als je gegevens wilt verzamelen binnen jouw organisatie, oftewel een eerste stap wilt doen richting business intelligence. Dat staat voor het proces van gegevens omzetten in informatie, wat vervolgens moet leiden tot nieuwe kennis. Daardoor kun je beter strategische keuzes maken voor je bedrijf.

Om een totaalbeeld van jouw organisatie te vormen, is het belangrijk dat je gegevens uit verschillende databases gebruikt. Die data moet je omvormen, zodat je alles samen kunt gebruiken. Dáárdoor ontstaat waardevolle informatie. Die resultaten wil je vervolgens weergeven in een dashboard of rapportage, waarna je gefundeerde keuzes kunt maken.

Data uit verschillende tabellen

PowerPivot is een handig hulpmiddel om tot die keuzes te komen, want je kan data uit verschillende databases combineren. Gegevens uit SQL, Access en zelfs tekstbestanden – mits je die de goede kenmerken meegeeft – kun je importeren. Op deze manier worden jouw draaitabellen een stuk veelzijdiger en vergroot je je mogelijkheden.

Wat zijn de verschillen met Excel?

Hoewel PowerPivot veel op Excel lijkt, verschillen de twee programma’s in een aantal opzichten van elkaar. Een voorbeeld: vanaf Excel 2010 is het maximale regelaantal ruim één miljoen. Dat lijkt veel, maar bij grotere databases kan dat toch problemen opleveren. PowerPivot kent die limiet niet. Het maximale regelaantal wordt bepaald door het geheugen van je computer.

Complexe formules

PowerPivot is evenwel ongeschikt om gegevens aan te passen. Wil je data wijzigen? Doe dat dan in je bronbestanden. Pivot beschikt wel over een aantal andere nuttige extra functies ten opzichte van Excel. Deze extra opties maken het mogelijk om complexe berekeningen te doen.

Wil je meer weten over deze extra formules voor complexe berekeningen? Schrijf je dan in voor het gratis webinar PowerPivot: draaitabel on steroids van Learnit-trainer Roy Nieuwenhuijzen. Meld je hier aan.

[link]

Hoe je data visualiseert met Power BI

Binnen het bedrijf waar je werkt, ga je graag zo effectief mogelijk met gegevens aan de slag. Je wilt graag vooruit en hierin speelt data steeds vaker een relevante rol in beslissingen die je maakt.

Je kijkt namelijk niet alleen naar cijfers uit het verleden, maar je wilt je ook graag ontwikkelen als bedrijf. Door data inzichtelijk te maken, wordt het voor jou eenvoudiger om de juiste stappen te zetten. Grote hoeveelheden gegevens maak je inzichtelijk en visualiseer je met Power BI van Microsoft.

Wat is Power BI?

Power BI is een interactieve tool van Microsoft voor het visualiseren van data. Met deze tool zet je data uit je bedrijf of organisatie om in analyses en heldere rapportages. Je maakt onder meer effectieve managementrapportages.

Voorheen deed je dat misschien in Microsoft Excel, maar dat behoort met deze tool tot de verleden tijd. Financiële rapportages worden omgezet in begrijpelijke dashboards en dit resulteert uiteindelijk in nieuwe inzichten.

Hoe visualiseer je data met deze tool?

Voor controllers, managers, financieel directeuren en adviseurs is deze tool een uitkomst. Het gemakkelijk visualiseren van data is namelijk hét doel van Microsoft. Deze clouddienst is beschikbaar in twee versies: een gratis variant en een betaalde versie.

Vanuit de tool haal je de benodigde data van een lokale server of computer en deze worden vervolgens omgezet in een rapportage of dashboard. Daarna is de informatie te delen met die collega's waarvoor het relevant is.

Waarom is het handig om te gebruiken?

Er zijn diverse redenen op te noemen waarom het zinvol is om met deze tool van Microsoft aan de slag te gaan. Wij zetten de verschillende voordelen voor je op een rij:

  • De tool is gebruiksvriendelijk en werkt razendsnel
  • Een rapport of dashboard is eenvoudig te delen, zowel intern als extern
  • Een gecreëerd dashboard is altijd en overal toegankelijk
  • Het maakt ieder bedrijf efficiënter

Webinar

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden van deze tool binnen het bedrijf of de organisatie waar jij werkt? Learnit helpt je op weg met een gratis webinar, dat je hier kunt bekijken.

[link]

Misschien wel dé software-release van het jaar: Office 2019!

Één van dé releases op IT-gebied waar al een poos naar wordt uitgekeken is Office 2019. Een jaar geleden werd de nieuwe Office al aangekondigd, maar het zal nu echt niet lang meer duren. Het pakket wordt in de tweede helft van 2018 verwacht en is voor enkele bedrijven al in te zien.

Office 2019 vs. Office 365

Nog even dus en dan lanceert Microsoft de nieuwe softwarebundel. Er zijn een aantal opvallende veranderingen ten opzichte van de 2016-versie. Bij deze veranderingen zal het wel blijven, want in tegenstelling tot Office 365, zullen voor dit pakket geen grote tussentijdse upgrades plaatsvinden. Je betaalt voor Office 2019 dan ook eenmaal voor een eeuwige licentie, waar bij Office 365 een maandelijks of jaarlijks bedrag wordt afgeschreven. Microsoft gebruikt wel dezelfde codebase voor Office 2019 als voor 365. Dit is geen garantie dat Office 2019 dezelfde features zal bevatten, maar het ligt voor de hand dat er een groot aantal overeenkomsten zullen zijn. Voor iedereen die bekend is met Office 365 zullen de veranderingen dus minimaal zijn. Ten opzichte van Office 2016 verandert er natuurlijk wel het één en ander.

OneNote verandert

Zo verandert ook de app OneNote, die veel gebruikt wordt voor het maken van aantekeningen. In Office 2016 zit hiervan een desktop versie en een gescheiden Windows-app voor Windows 10. De bestaande desktop-app van OneNote krijgt dus geen nieuwe functies, maar Microsoft zal het noodzakelijke onderhoud op het gebied van beveiliging en bugs nog wel voor zijn rekening nemen tot oktober 2020. Voor de Windows 10-app daarentegen zullen nog wel updates met nieuwe features volgen. Welke updates dit precies zijn wil Microsoft nog niet loslaten.

Realtime Excel

Vanaf Office 2016 kon men al tegelijkertijd in Word, PowerPoint en OneNote werken, wanneer deze files in OneDrive of SharePoint stonden. In Office 365 werd deze ‘collaboration tool’ ook toegevoegd voor Excel. De verwachtingen zijn dat deze tool ook in Office 2019 beschikbaar is. Hierdoor zijn straks Excel-bestanden voor meerdere mensen tegelijk bewerkbaar. Het is hierbij mogelijk om deelnemers te kiezen en een verloopdatum in te stellen, waarna het bestand voor derden niet meer te bewerken is.

Windows 10 en Mac

Helaas, ook Microsoft wilt in rap tempo doorontwikkelen. Dit betekent voor gebruikers van eerdere besturingssystemen dat Office 2019 op die systemen niet zal werken. In Office 2019 is bijvoorbeeld alleen de Windows 10-versie van OneNote beschikbaar. Dit soort wijzigingen zorgen ervoor dat dit nieuwe pakket enkel en alleen geschikt is voor Windows 10. “En Apple-gebruikers dan?”, horen we je denken. Die kunnen gerust ademhalen, want Microsoft ontwikkelt ook een Mac-versie van dit pakket.

Business Preview

Voor wie écht niet meer kan wachten, biedt de Business Preview wellicht een uitkomst. Met deze preview geeft Microsoft bedrijven de kans om het pakket nog nu al uit te testen. Hier zijn echter wel enkele eisen aan verbonden. Particulieren zullen helaas nog even geduld moeten opbrengen.

Meer over SEO

Goed kunnen omgaan met de verschillende facetten van het Office-pakket is anno 2018 een veelgevraagde vaardigheid. Updates als Office 2019 maken dat organisaties nóg meer baat hebben bij de Office-software. Learnit Training biedt verschillende leerzame en boeiende trainingen aan op het gebied van Office: van de basistraining Access tot aan de experttraining Excel. We bieden maatgerichte trainingen aan, zowel individueel als voor groepen. Neem vooral een kijkje tussen alle Office-trainingen die Learnit aanbiedt en wie weet zit er iets voor je bij!

[link]

De 8 handigste Office 2016-features

Microsoft Office, voor velen beter bekend als Word, Excel, Powerpoint, Access en Outlook, is voor de editie van 2016 nog eens in een compleet nieuw jasje gestoken. Zoals in elke nieuwe versie zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd, en we zetten de 8 handigste hiervan graag voor jou op een rijtje.

1. Real-time co-auteurschap

Op een efficiënte manier samenwerken is één van de hoofddoelstellingen van Microsoft Office 2016. Het zal je dan ook niet verbazen dat je vanaf deze versie met verschillende personen gelijktijdig aan eenzelfde document kan werken. Terwijl je de eerste alinea in jouw Word-document alvast naleest, kan je collega ondertussen verder schrijven aan de volgende alinea's, zonder dat jullie werk door de ander overschreven wordt. Hetzelfde geldt overigens voor Powerpoint, maar Word heeft nog een uniek extraatje: hier kan je mekaar zelfs in real-time zien typen.

2. Grotere bestanden verzenden

Jouw Powerpoint-presentatie van 300mb even per mail verzenden? Dat is geen enkel probleem meer in de nieuwe outlook. Zodra je een Office 2016 product als bijlage aan een mail toevoegt, wordt die omgezet in een link waarop de ontvanger het bestand makkelijk kan downloaden. De enige voorwaarde hiervoor is dat het bestand al gesynchroniseerd is met een OneDrive account of een Sharepoint map.

3. Smart Lookup

De Smart Lookup functie zorgt ervoor dat je Word, Excel of Powerpoint niet meer moet verlaten wanneer je de betekenis van een woord in je document wilt opzoeken. Je selecteert simpelweg het woord in kwestie, klikt rechts en selecteert vervolgens de optie "Smart Lookup". De resultaten die je voorgeschoteld krijgt, worden gegenereerd door Bing en zullen in een "insights" tab te zien zijn binnen jouw document.

4. One-click forecasting

Excel-ninja's zullen deze feature zonder twijfel tot hun favorieten rekenen. In de grafieksectie van Excel, kun je nu met een simpele muisklik voorspellingen tevoorschijn toveren. Microsoft gebruikt hiervoor naar eigen zeggen het standaard "Exponential Smoothing algoritme (ETS) om effectief betrouwbare prognoses te tonen.

5. Skype-integratie

Zoals eerder al aangegeven is efficiënt samenwerken heel erg belangrijk in Office 2016 en dat bewijst ook de Skype-integratie in de verschillende desktop apps. Hierdoor kun je binnen Word, Excel of Powerpoint een Skype-gesprek opstarten en dit zowel met Instant Messaging, voice calls en video calls. Maar je kunt ook zonder het document te verlaten, jouw scherm delen via Skype.

6. Office Groups in Outlook

Dit is misschien wel de minst besproken nieuwigheid van Office 2016, maar daarom zeker niet de minst handige. Dankzij Office Groups is het voor eens en voor altijd gedaan met traditionele distributielijsten of onoverzichtelijke mailconversaties. Je kunt de collega's met wie je samenwerkt nu handig samenbrengen in één groep, die over een gedeelde inbox, kalender, bestandsopslagplaats en zelfs geïntegreerde OneNotes notities beschikt.

7. Nieuwe grafieken

Voor wie is uitgekeken op de standaard grafieken in Microsoft Office, is er goed nieuws. Er zijn namelijk nieuwe grafiektypes toegevoegd die je moeten helpen om financiële of hiërarchische data beter te visualiseren.

8. Betere cross-device ondersteuning

Tot slot zet Office 2016 ook een grote stap voorwaarts in de cross-device ondersteuning van de verschillende programma's. Jouw Word-document aanmaken op je smartphone, bijwerken op je tablet en de finishing touch toevoegen op je pc, het kan allemaal eenvoudiger dan ooit tevoren.